מזכיר/ה להנהלת קיבוץ ניצנים
מזכיר/ה להנהלת קיבוץ ניצנים
חברה:
קיבוץ ניצנים
תחום:
אדמיניסטרציה
מקצוע:
מזכיר/ה
תאור תפקיד:
- מתן שירותי אדמיניסטרציה למנהלים: ניהול היומנים של מנהל קהילה, מ. משק, יו"ר, תיאומי פגישות פנים וחוץ לפי הנחית המנהלים, ניהול המידע הארגוני והנגשתו לשימוש לפי הצורך, מענה טלפוני, הדפסות וכו'.
- שירות מנהלי לחברי הקיבוץ (אישורים שונים לרבות אישורי תושב, סריקות וצילומים, פקסים)
- ניהול ופיקוח על הניקיון במבנים המוגדרים.
- קבלת קהל ואורחים במזכירות.
- קבלת פניות בנושאים שונים מחברי ותושבי הקיבוץ והפנייה לגורם הרלוונטי.
- עזרה לענפי המשק והקהילה, עפ"י צורך ודרישה.
- הקלדה והפצת מכתבים, סיכומי ישיבות, פרוטוקולים, תיוק ותיעוד של כלל המסמכים.
- מעקב אחר ביצוע החלטות.
- בהתאם לצורך, החתמת בעלי תפקידים ועורכי דין על מסמכי הקיבוץ.
- הכנת מצגות וחומר מסייע לדיונים בשיתוף עם המנהלים.
- אחריות למעקב וחידוש הסכמים מו"ל רמ"י ביחס לעיבוד שטחים זמניים.
- ארגון ישיבות ואירועים שבאחריות המזכירות (אסיפות, מנהלות, חגים- הכנת חדר ישיבות, ציוד אור קולי, הכנת חומרים לפגישה, כיבוד ועוד).
- אחריות על אחזקת מבנה המזכירות וניקיונו לרבות הזמנת ציוד משרדי וקניות מהכל בו.
- ניהול דו"ח האוכלוסייה -הכנת אישורי תושבות, ריכוז ועדכון קבצי אוכלוסין, הכנה והפצת מכתבי מעברי סטאטוסים של חברים בקיבוץ, בתיאום עם הנהלת חשבונות.
- אחריות על ריכוז ועדכון המידע בנושא תיקים אישיים של החברים.
- יכולת עבודה עצמאית בנושאים אדמיניסטרטיביים מול גורמי חוץ רלוונטיים: מועצה אזורית, תנועה קיבוצית, אדריכל הקיבוץ, עו"ד הקיבוץ וגורמים נוספים.
דרישות התפקיד וניסיון נדרש:
- ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי או ניהול משרד
- סדר וארגון – ניהול מסמכים קבצים וחשבונות. שמירת רציפות.
- עבודה בתנאי לחץ ויכולת לביצוע ושליטה במספר משימות במקביל.
- יחסי אנוש טובים ותודעת שירות גבוהה
- אמינות, דיסקרטיות, מסירות ואחריות
- שליטה מלאה ויכולת עבודה בסביבה ממוחשבת (כולל עבודה מרחוק) – כלי office ; PDF וכדו'.
היכרות וניהול טבלאות בEXCELL. עריכת מסמכי וורד, POWER POINT והפצתם, OUTLOOK. - נכונות לעבוד בשעות לא שגרתיות
השכלה נדרשת:
אין דרישה מיוחדת
היקף המשרה:
משרה מלאה
סוג המשרה:
מתאים להורים/שעות גמישות
שעות עבודה:
8:00-16:00
למשרה זו, קורות החיים ישלחו ישירות למעסיק. רק פניות מתאימות תענינה.
משרה זו סגורה ולא ניתן לשלוח אליה קורות חיים.
סגור